Meeting en Training ruimtes Meeting Lab
Onderhavige algemene voorwaarden maken integraal deel uit van alle boekingen, offertes en van alle met Helabros BV gesloten overeenkomsten. Afwijkende bedingen gelden uitsluitend en voor zover deze uitdrukkelijk én schriftelijk werden aanvaard door Helabros BV.
Een overeenkomst kan tot stand komen volgens onderstaande wijzen:
• Ontvangst van een bevestigingsmail na online, of telefonische boeking. Daarin vindt men alle boekingsinformatie terug.
• Goedkeuring van ontvangen offerte per email.
In geval van goedkeuring van ontvangen offerte, komt de overeenkomst uitsluitend tot stand door de schriftelijke en onvoorwaardelijke aanvaarding van de offerte én betaling van een voorschot, behoudens andersluidend beding, ten belope van 30% van het bedrag van de offerte, en dit binnen de zeven kalenderdagen na de datum van de offerte. De schriftelijke onvoorwaardelijke aanvaarding van de offerte dient te worden toegezonden per email aan Helabros BV op adres info@meetinglab.be.
Een begin van uitvoering aan de overeenkomst geldt evenzeer als bevestiging.
De bevestigingsmail en offertes zijn geldig gedurende 30 dagen en zijn louter informatief.
Afgezien van de betaling van de reeds gemaakte kosten, is er in geval van eenzijdige (volledige of gedeeltelijke) annulatie van de reservaties een annulatiekost verschuldigd. Deze wordt als volgt bepaald:
• Boekingen van vergaderzalen tot 10 personen:
- Tot 24 uur voor aanvang boeking: geen annulatiekosten indien wijziging of annulatie via het webportaal of de mobiele applicatie; € 6,70 indien via telefoon, email of aan balie
- Binnen 24 uur of ‘no show’: 100 % van het totale bedrag van de boeking
• Boekingen van training zalen van 10 tot … personen, exclusief eventruimtes of flex ruimtes:
- Tot 72 uur voor aanvang boeking: geen annulatiekosten indien wijziging of annulatie via het webportaal of de mobiele applicatie; € 6,70 indien via telefoon, email of aan balie
- Binnen 72 uur voor aanvang boeking of ‘no show’: 100 % van het totale bedrag van de boeking
Dit alles behoudens het recht voor Helabros BV om voor zover hiertoe aanleiding bestaat een hogere vergoeding te vorderen.
4.1 Voor de uitvoering van haar verbintenissen, is het Helabros BV toegelaten beroep te doen op derden.
4.2 Indien door onvoorziene omstandigheden sommige van de overeengekomen spijzen en dranken niet kunnen geleverd worden, dan behoudt Helabros BV zich het recht voor het menu aan te passen met gelijkwaardige dranken en spijzen, zonder dat dit aanleiding kan geven tot prijsvermindering of schadevergoeding.
4.3 De klant is verplicht zich in regel te stellen met, en verantwoordelijk voor het vervullen van, alle administratieve verplichtingen voor de activiteit die hij organiseert, zoals bijvoorbeeld het vragen van toelating aan de overheid, SABAM, e.d.
4.4 De klant is integraal verantwoordelijk voor de door hem in de gehuurde infrastructuur geplaatste en gestalde goederen en producten en dient in te staan voor verzekeringen dienaangaande. In ieder geval is Helabros BV nimmer verantwoordelijk voor schade of verlies van deze goederen en producten.
4.5 De klant is integraal verantwoordelijk voor het handelen of nalaten van zijn gasten en dient in te staan voor alle nuttige verzekeringen dienaangaande. De klant dient, behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding, in te staan voor alle nuttige verzekeringen m.b.t. de organisatie en het gebruik van de installaties en infrastructuur. Helabros BV is gerechtigd ten allen tijde bewijs van de polis én de premiebetaling op te vragen.
De klant vrijwaart Helabros BV en haar bestuurders voor welkdanige aanspraken welke rechtsreeks jegens hen zouden kunnen worden gesteld door gasten van de klant.
Schade aan de installaties en de infrastructuur van Helabros BV valt solidair onder de verantwoordelijkheid van diegene die de schade heeft veroorzaakt én de klant. Bij gebreke aan schriftelijke en voorafgaande opmerkingen, wordt de klant geacht de installaties en infrastructuur te hebben ontvangen in perfecte staat.
Eventuele schade of vernietiging van voorwerpen, eigendom van de Helabros BV, en schade aan de ruimte waarin de activiteit doorgaat, is steeds ten laste van de klant. De nodige kosten zullen in dergelijk geval aangerekend worden aan de klant. De klant dient zich indien nodig op de juiste manier te verzekeren.
Helabros BV kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor schade, vernietiging of diefstal van eigendom van de klant.
In het Meetcenter van MeetingLab en in alle gebouwen geldt ten allen tijd een rookverbod. Wanneer er toch gerookt wordt valt de verantwoordelijkheid en de boetes volledig ten laste van de klant of organisator van het event.
7.1 De klant zal op eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen ter garantie van de veiligheid (o.a. brandpreventie, e.d.) van de door hem georganiseerde activiteit.
7.2 De voorschriften inzake veiligheid, brandpreventie, geluidsoverlast, e.d. dienen stipt te worden nageleefd door de klant. Bij gebreke waarvan Helabros BV zich het recht voorbehoudt om de activiteit onmiddellijk stop te zetten, zonder dat de klant aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.
7.3 Helabros BV is niet contractueel noch buitencontractueel aansprakelijk voor enige schade voortvloeiend uit de niet-naleving van de voormelde voorschriften inzake veiligheid, brandpreventie, geluidsoverlast, e.d.
7.4 Er mag geen gebruik gemaakt worden van verplaatsbare verwarmingstoestellen.
7.5 Bij calamiteiten is er een verzamelplaats voorzien voor elke aanwezige in het Bedrijvenpark O-Forty. Iedereen wordt verzocht zich daar naartoe te begeven, zodat alle personen geregistreerd kunnen worden.
Het is verboden om mededelingen of andere zichtbare vermeldingen aan te brengen op ramen, deuren of archiefkasten of ander meubilair van het Meeting Center.
Huisdieren zijn niet toegelaten.
Om ontvankelijk te zijn, moet elke klacht per aangetekende post worden geformuleerd binnen de 8 dagen aan de zetel gevestigd te 9052 Zwijnaarde Nederzwijnaarde 2 bus 18. Na deze termijn worden de leveringen en prestaties beschouwd als zijnde definitief aanvaard. Voor geleverde spijzen en drank is na verbruik geen klacht meer mogelijk.
Voor zover de aansprakelijkheid van Helabros BV is betrokken, is deze slechts beperkt tot de directe schade welke maximaal beperkt is tot de prijs voor volledige uitvoering van de overeenkomst.
Gevallen van overmacht, en om welke redenen ook, alle storingen en belemmeringen in het bedrijf en bij de afleveringen, alle onvoorziene gebeurtenissen bij Helabros BV of bij de firma’s waar wij onze goederen betrekken, alle transportbelemmeringen of vertragingen, voorts het niet leveren van de goederen door leveranciers, stakingen, uitsluitingen, uit- of invoerverbod of beperking, brand of ongevallen, mobilisatie, oorlog of onlusten of wetsbepalingen, geven ons het recht onze leverings- en uitvoeringsverplichtingen gedeeltelijk en definitief of tijdelijk te annuleren of op te schorten, zonder dat Helabros BV aansprakelijk kan worden gesteld voor de hierdoor veroorzaakte schade.
10.1 De vermelde prijzen zijn steeds exclusief btw, tenzij andersluidend vermeld.
Helabros BV behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien in geval van gevoelige wijziging van de marktprijzen der producten.
10.2 Alle facturen zijn contant betaalbaar op de zetel van Helabros BV.
10.3 De klant betaalt een vergoeding voor de boeking zoals aangegeven op de website. De factuur wordt opgemaakt conform de boekingsinformatie en de opgegeven tarieven, zoals ook weergegeven in de bevestigingsemail. De betaling gebeurt na ontvangst van de factuur, en steeds na levering van de diensten
en producten van de gemaakte boeking. Alle extra’s besteld door de klant, die niet werden opgenomen in de bevestigingsemail, worden na afloop aan de klant gefactureerd.
10.4 Bij wanbetaling wordt aan de opdrachtgever van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling op het factuurbedrag een rente ten belope van 10% per jaar en een schadevergoeding van 10% op het factuurbedrag in rekening gebracht met een minimum van € 65,00.Het trekken en/of aanvaarden van wissels houdt geen schuldhernieuwing in.
Het niet naleven van onze betalingsvoorwaarden geeft Helabros BV het recht om alle prestaties, leveringen en werken te schorsen op risico van de klant. Niettijdige betaling op de vervaldag wordt tevens aanzien als een ernstige wanprestatie, die Helabros BV het recht geeft om de ontbinding van de overeenkomst te vorderen.
Bij gebreke aan betaling op de vervaldag van één factuur, zullen alle facturen van rechtswege onmiddellijk opeisbaar worden. Compensatie is niet toegelaten tenzij mits schriftelijke voorafgaande toestemming.
Het is Helabros BV toegelaten te allen tijde haar vordering over te dragen, dan wel te subrogeren aan derden.
In geen geval zal enige tegemoetkoming vanwege Helabros BV, ongeacht de frequentie en de duur ervan, worden beschouwd als een novatie van deze algemene voorwaarden of in meer algemene zin, als een bron van rechten. Afwijking van één dezer bepalingen houdt geen afstand in van de andere bepalingen van deze algemene voorwaarden.
12.1 Voor zover van toepassing, verklaart de klant uitdrukkelijk te verzaken aan de verkorte verjaringstermijnen voorzien het B.W.
12.2 Het Belgisch recht is van toepassing op alle overeenkomsten gesloten met Helabros BV.
12.3 Alle geschillen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van het Vredegerecht te Gent en de rechtbanken van het arrondissement Gent.
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
1.1 Onderneming: de Helabros BV (Meeting Lab), met maatschappelijke zetel te Nederzwijnaarde 2, 9052 Gent en met ondernemingsnummer 0718.590.153
1.2 Consument: iedere natuurlijke persoon in de zin van artikel I.1,1° van het Wetboek Economisch Recht, met name “iedere natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden die buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit vallen”.
1.3 Professioneel : iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die geen consument is in de zin van artikel I.1,1° van het Wetboek Economisch Recht.
1.4 Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie de Onderneming een overeenkomst onderhandelt en desgevallend ook sluit, ongeacht of deze een Consument dan wel een Professioneel is.
1.5 Diensten: elke prestatie die door de Onderneming in het kader van haar professionele activiteiten verleend wordt, zoals onder meer de verkoop, terbeschikkingstelling en levering van goederen, de catering van festiviteiten, recepties en diners in de ruimste zin van het woord alsook het beschikbaar maken van personeel en roerende goederen in de ruimste zin. De Diensten kunnen zowel op de maatschappelijke zetel als op locatie verstrekt worden (‘on the road’).
1.6 Verhuur: het voor een event ter beschikking stellen van één van de locaties “Eventspace Meeting Lab Brugge”, thans gevestigd te Kapellestraat 138/Blok B, 8020 Oostkamp of “Eventspace Meeting Lab Gent” thans gevestigd in Nederzwijnzaarde 2, 9052 Zwijnaarde.
1.7 Huurovereenkomst: de overeenkomst tussen de Klant en de Onderneming met betrekking tot de Verhuur.
1.8 Wet van augustus 2002: de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties (B.S. 07.08.2002).
2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte, bestelling, en verstrekking van Diensten tussen de Onderneming en de Klant. Indien een bepaling enkel van toepassing is op de Consument of de Professioneel, wordt dit uitdrukkelijk aangegeven.
2.2 Deze Algemene Voorwaarden zijn eveneens van toepassing op de Huurovereenkomst. Bepalingen uit de Huurovereenkomst die strijdig zijn met deze Algemene Voorwaarden worden voor niet-geschreven gehouden.
2.3 De Onderneming stelt deze Algemene Voorwaarden ter beschikking op haar website (www.meetinglab.be), en deelt deze aan de Klant ook mee samen met de offerte en/of Huurovereenkomst alsook op de achterzijde van de factuur.
2.4 De Klant erkent en aanvaardt deze Algemene Voorwaarden. Deze Algemene Voorwaarden hebben steeds voorrang op de algemene voorwaarden van de Klant, behoudens uitdrukkelijk andersluidend schriftelijk akkoord tussen de Onderneming en de Klant.
2.5 Indien de Onderneming gedurende korte of langere tijd en al dan niet impliciet afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden heeft toegestaan, doet dit geen enkel afbreuk aan haar recht alsnog directe en strikte naleving van deze Algemene Voorwaarden te eisen.
2.6 De Consument kan zich in het geval van tegenstrijdige voorwaarden steeds beroepen op de toepasselijke bepaling die voor hem het meest gunstig is.
3.1 De Onderneming maakt een offerte op indien de Klant beroep wenst te doen op haar Diensten. Indien de Klant enkel beroep wil doen op de Verhuur wordt enkel gebruik gemaakt van de Huurovereenkomst.
3.2 Elke offerte of enig ander aanbod vanwege de Onderneming aan de Klant heeft een geldigheidsduur van veertien kalenderdagen vanaf het versturen van de offerte. Bij gebrek aan onvoorwaardelijke aanvaarding van het aanbod door de Klant binnen voormelde geldigheidsduur, vervalt het aanbod onmiddellijk en van rechtswege.
3.3 Tenzij anders aangegeven, zijn de door de Onderneming in de offerte of enig ander aanbod medegedeelde en/of gepubliceerde prijzen steeds in euro (€) en met aanduiding van de BTW, bijkomende taksen en/of kosten, waarbij dan tevens de totale prijs wordt vermeld.
3.4 De Onderneming is niet gebonden door prijsvermeldingen die evident foutief zijn, bijvoorbeeld in geval van druk- of taalfouten.
4.1 De Onderneming maakt van elke aanvraag een offerte op met een uniek nummer.
4.2 De offerte dient door de Klant uitdrukkelijk aanvaard te worden, desgevallend op elektronische wijze.
4.3 De Klant wordt als de enige verantwoordelijke voor de bestelling en de betaling beschouwd. Indien de bestelling is uitgevoerd door een derde, wordt dit geacht in naam en voor rekening van de Klant te zijn gebeurd.
4.4 De Consument beschikt niet over enige herroepingstermijn op grond van artikel VI.53, 12° van het Wetboek Economisch Recht.
4.5 De hoeveelheden opgenomen in de offerte vormen een inschatting en zijn bijgevolg louter indicatief. Afrekening gebeurt op basis van de daadwerkelijk geconsumeerde en verbruikte hoeveelheden.
5.1 De Onderneming neemt de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht bij het verstrekken van de Diensten.
5.2 Het verstrekken van de Diensten vindt plaats op de dag en tussen de uren welke tussen de Klant en de Onderneming zijn overeengekomen.
5.3 Voor elk bijkomend begonnen uur van te verstrekken diensten wordt een volledig uur aangerekend.
6.1 De Klant dient elke wijziging van zijn bestelling uiterlijk 30 kalenderdagen voor de overeengekomen datum voor het verstrekken van de Diensten te melden. Elke wijziging die pas gemeld wordt binnen de 30 kalenderdagen voor de overeengekomen datum, kan door de Onderneming geweigerd worden.
6.2 Indien de klant wenst te annuleren meer dan 60 kalenderdagen voor de overeengekomen datum voor het verstrekken van de Diensten, zal 50% van de huurprijs aangerekend worden. Indien de klant wenst te annuleren ten laatste 60 dagen voor het verstrekken van de Diensten, zal 100% van de huurprijs aangerekend worden.
7.1 De betaling door de Klant aan de Onderneming voor de aankoop van een of meerdere Diensten geschiedt als volgt:
a. op het ogenblik dat de Klant de bestelling plaatst, brengt de Onderneming een 100% van het totaal verschuldigde bedrag in rekening. Dit is op dat ogenblik onmiddellijk verschuldigd en betaalbaar door de Klant, bij gebreke waarvan de Onderneming het recht heeft haar verbintenissen geheel of gedeeltelijk op te schorten.
b. na het verstrekken van de Diensten, verstuurt de Onderneming aan de Klant de factuur voor het eventuele saldo.
7.2 Tenzij de factuur anders vermeldt, is zij binnen de acht kalenderdagen na factuurdatum verschuldigd en betaalbaar op het rekeningnummer van de Onderneming met IBAN nr. BE11 7370 6888 0248.
7.3 In geval van laattijdige betaling door de Professioneel, zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling nalatigheidsinteresten verschuldigd van 15% per jaar, berekend op de hoofdsom van de factuur, en te rekenen vanaf de vervaldag.
7.4 In geval van laattijdige betaling door de Consument, zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling nalatigheidsintresten verschuldigd ten belope van de wettelijke intrestvoet, berekend op de hoofdsom van de factuur, en te rekenen vanaf de vervaldag.
7.5 In geval van laattijdige betaling door de Professioneel, is de Onderneming tevens gerechtigd op de terugbetaling van de kosten tot invordering conform artikel 6 van de Wet van 2 augustus 2002. De buitengerechtelijke invorderingskosten bedragen 15% van de hoofdsom van de factuur. De gerechtelijke invorderingskosten zijn gelijk aan de werkelijk door de Onderneming gedragen kosten.
7.6 In geval van laattijdige betaling door de Consument, is de Onderneming gerechtigd op de terugbetaling van de kosten tot invordering die zij werkelijk gedragen heeft.
7.7 In geval van laattijdige betaling door de Klant, wordt daarenboven het verschuldigd bedrag van rechtswege, en dus zonder de noodzaak van een voorafgaande ingebrekestelling, verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van de hoofdsom, met een minimum van 50 euro.
8.1 Indien de Diensten om een of andere reden niet in overeenstemming zouden zijn met de bestelling van de Klant, of gebreken zouden vertonen, dient de Klant op straffe van verval uiterlijk binnen de zeven kalenderdagen na het ogenblik van het verstrekken van de Diensten schriftelijk te protesteren, bij gebreke waarvan de Klant wordt geacht de Diensten onvoorwaardelijk en definitief te hebben aanvaard. De bewijslast van voormeld schriftelijk en tijdig protest ligt uitsluitend bij de Klant.
8.2 Er is geen sprake van een gebrek aan overeenstemming en/of enig ander gebrek in de zin van dit artikel indien (i) het gebrek het gevolg is van ongelukken, nalatigheid of verkeerd gebruik door de Klant, of (ii) de Klant voorafgaand op de hoogte was van dit gebrek of daarvan redelijkerwijze op de hoogte had moeten zijn, en daar niettemin heeft mee ingestemd.
8.3 De Onderneming is niet verantwoordelijk voor verborgen gebreken die zij zelf niet kende op het ogenblik van de Diensten, noch waarvan de Professioneel op de hoogte was. De Onderneming staat niet in voor gebreken welke zichtbaar zijn en die de Professioneel op het moment van het verstrekken van de Diensten zelf heeft kunnen waarnemen.
8.4 Behoudens de uitzonderingen in deze Algemene Voorwaarden bepaald, is de Onderneming indien zij haar verplichtingen niet zou nakomen, gehouden de Consument op dezelfde wijze te vergoeden als bepaald in de artikelen 7.4 en 7.7.
9.1 De Onderneming kan ten opzichte van de Professioneel niet aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen, goederen, dieren, diensten, enz., die op directe of indirecte wijze het gevolg zou zijn van het verstrekken van één of meerdere Diensten, behoudens in geval van fraude of bedrog.
9.2 De Onderneming kan ten opzichte van de Consument niet aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen, goederen, dieren, diensten, enz., die op directe of indirecte wijze het gevolg zou zijn van het verstrekken van één of meerdere Diensten, behoudens in geval van grove fout, fraude of bedrog.
9.3 Deze aansprakelijkheid geldt ook ten opzichte van de aangestelden, lasthebbers of werknemers van de Onderneming.
10.1 De Onderneming is niet aansprakelijk in geval van diefstal, vandalisme en/of gebeurlijke ongevallen die zich zouden voordoen in Eventspace ML Brugge of op de ondergrondse parking gesitueerd op verdieping -1 te Kapellestraat 138, 8020 Oostkamp of in Eventspace ML Gent of op de site van Alinso in de Nederzwijnaarde 2 in Zwijnaarde.
10.2 Indien de Klant bij de Verhuur beroep doet op diensten of goederen van derden, draagt hij hiervoor de uitsluitende verantwoordelijkheid.
Alle documenten, stalen, ontwerpen, goederen alsook het gehele concept waarvan gebruik wordt gemaakt bij het verstrekken van de Diensten zijn en blijven de exclusieve eigendom van de Onderneming.
De contractuele relatie tussen de Onderneming en de Klant wordt uitsluitend beheerst door Belgisch recht. Elk geschil valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het gerechtelijk arrondissement Gent, afdeling Gent.